Rappels automatiques : le bon rythme

Le rappel automatique est le meilleur allié contre les rendez-vous manqués. Mais comme toute bonne chose, il se dose. Trop insistant, il agace ; trop discret, il laisse l'oubli s'installer. Le bon rythme fait toute la différence.

Le rappel de confirmation

Au moment de la réservation, un message confirme le rendez-vous : date, heure, lieu. Il rassure le client et lui donne une trace. C'est le premier point de contact, celui qui pose le rendez-vous dans l'esprit.

Le rappel de la veille

• un rappel un jour avant, pour réveiller la mémoire ;
• l'essentiel en clair : quand, où, avec qui ;
• un moyen simple de confirmer ou de reporter.

Le bon canal

Un email se lit posément, un message se voit tout de suite. Combiner les deux augmente les chances que le rappel atteigne le client au bon moment. L'important est qu'il ne passe pas inaperçu.

Le contenu qui fait la différence

Un rappel efficace ne se limite pas à une date. Il doit permettre au client d'agir sans chercher : retrouver l'adresse, savoir quoi apporter, reporter s'il le faut. Rédigé une fois, ce message se réutilise ensuite pour chaque rendez-vous, il mérite donc quelques minutes d'attention au moment de le mettre en place.

• le nom de la prestation et la durée prévue ;
• l'adresse complète, ou le lien de connexion pour une visio ;
• ce que le client doit apporter ou préparer, le cas échéant ;
• un lien direct pour confirmer, reporter ou annuler ;
• un moyen de vous joindre en cas d'imprévu.

Automatiser pour ne rien oublier

Régler ces rappels une fois pour toutes garantit qu'aucun rendez-vous ne passe sans rappel. C'est ce qui fait vraiment baisser les rendez-vous manqués.