Combien les rendez-vous manqués coûtent-ils réellement à votre activité chaque année ?

Comment le coût des absences est-il calculé ?

Le calculateur part du nombre de rendez-vous réservés sur une semaine type et le multiplie par vos semaines travaillées pour obtenir un volume annuel. Il applique ensuite votre taux d'absence actuel : chaque rendez-vous manqué est compté comme un créneau perdu, valorisé à votre prix moyen. C'est le manque à gagner annuel, celui qui n'apparaît sur aucune facture parce qu'il n'y a justement pas eu de facture. Le même calcul est refait avec le taux d'absence que vous visez, par exemple après la mise en place de rappels automatiques et d'un report facile. La différence entre les deux pertes, diminuée du prix annuel de l'outil, donne le gain net estimé.

• Rendez-vous par an = rendez-vous par semaine x semaines travaillées ;
• Manque à gagner actuel = rendez-vous par an x taux d'absence actuel x prix moyen ;
• Perte au taux visé = rendez-vous par an x taux visé x prix moyen ;
• Gain annuel estimé = manque à gagner actuel moins perte au taux visé moins 12 x prix mensuel de l'outil ;
• Seuil de couverture = prix mensuel de l'outil / prix moyen d'un rendez-vous ;
• Si le taux visé n'est pas inférieur au taux actuel, aucun rendez-vous sauvé n'est compté et le gain se limite au coût de l'outil.

Ce que le calcul ne dit pas

Le taux d'absence visé est une hypothèse que vous choisissez, pas une promesse : il dépend de votre clientèle, du type de prestation et du soin apporté aux rappels et aux conditions d'annulation. Le calcul suppose aussi qu'un créneau manqué n'est jamais rempli par un autre client, ce qui est le cas le plus fréquent quand l'absence n'est pas annoncée, mais pas systématique. Il ne compte pas le temps de préparation perdu, ni la fatigue d'une journée hachée, ni les annulations tardives annoncées, qui ne sont pas des absences au sens strict. Enfin, il ignore les rendez-vous manqués qui se rattrapent plus tard : un client qui reporte n'est pas un client perdu.