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Votre page de réservation en ligne est-elle prête à recevoir des clients ?

Cette checklist s'adresse aux coachs, thérapeutes, consultants et prestataires qui ouvrent la prise de rendez-vous en ligne, avec Creneoo ou tout autre outil. Elle suit l'ordre d'une mise en ligne : prestations, créneaux, rappels, règles d'annulation, diffusion du lien et premier mois. Elle prolonge cet article sur le passage à la réservation en ligne et se coche à la main, étape par étape.

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Checklist page de réservation

Date : ______________   Réalisé par : ____________________

Avant de créer la page : les prestations

  • Lister chaque prestation proposée avec un intitulé compréhensible par un client
  • Fixer la durée réelle de chaque prestation, temps d'accueil et de notes compris
  • Indiquer le tarif de chaque prestation ou préciser qu'il est communiqué sur devis
  • Préciser pour chaque prestation si elle a lieu au cabinet, à domicile ou en visio
  • Rédiger une phrase de description courte par prestation, sans jargon
  • Décider quelles prestations sont réservables en ligne et lesquelles restent sur demande

Régler les disponibilités et les créneaux

  • Reporter les plages horaires réellement ouvertes, jour par jour
  • Bloquer les pauses, les temps de trajet et les journées administratives
  • Définir un temps tampon entre deux rendez-vous, selon le rythme de l'activité
  • Fixer le délai minimal avant lequel un client ne peut plus réserver
  • Fixer l'horizon maximal de réservation, par exemple quelques semaines
  • Synchroniser l'agenda personnel pour éviter toute double réservation
  • Tester une réservation fictive depuis un téléphone pour voir ce que voit le client

Programmer les confirmations et les rappels

  • Vérifier que le client reçoit une confirmation immédiate après sa réservation
  • Choisir le moment du rappel, par exemple la veille ou quelques heures avant
  • Choisir le canal du rappel : email, message, ou les deux
  • Relire le texte du rappel : lieu ou lien de visio, durée, consigne d'annulation
  • Vérifier que l'adresse et le numéro de téléphone du praticien sont corrects dans les messages
  • Recevoir soi-même la notification de chaque nouvelle réservation

Fixer les règles d'acompte et d'annulation

  • Décider si un acompte est demandé et pour quelles prestations
  • Fixer le montant de l'acompte et le moment de son encaissement
  • Écrire le délai au-delà duquel une annulation n'est plus gratuite
  • Écrire ce qui se passe en cas d'absence sans prévenir
  • Afficher ces règles sur la page de réservation avant la validation du client
  • Vérifier que les règles sont cohérentes avec ce qui est dit à l'oral en séance

Diffuser le lien de réservation

  • Ajouter le lien sur le site professionnel et dans la fiche d'établissement
  • Insérer le lien dans la signature des emails
  • Publier le lien sur les réseaux professionnels utilisés
  • Préparer une phrase type pour répondre aux demandes de créneau par message
  • Prévenir les clients existants que la prise de rendez-vous se fait désormais en ligne
  • Garder une solution de secours par téléphone pour les personnes peu à l'aise en ligne

Surveiller le premier mois

  • Noter chaque semaine le nombre de réservations reçues en ligne
  • Compter les rendez-vous manqués et les annulations tardives
  • Relever les questions posées par les clients pour compléter la page
  • Ajuster les durées ou les tampons si les journées débordent
  • Revoir l'horaire du rappel si les absences restent fréquentes

Comment utiliser ce modèle

  • Cette checklist se remplit une fois, le jour de la mise en ligne, puis se relit à chaque changement d'horaires ou de tarifs.
  • Elle est destinée au praticien lui-même, ou à la personne qui gère l'agenda dans un cabinet à plusieurs.
  • Le bilan du premier mois gagne à être conservé pour comparer les mois suivants et repérer une dérive des absences.

Questions sur ce modèle

Faut-il tout cocher avant d'ouvrir la page de réservation ?
Non. Les trois premières sections suffisent pour ouvrir la page sans mauvaise surprise. Les règles d'acompte et la diffusion peuvent venir quelques jours plus tard, une fois que les premiers tests de réservation ont été faits depuis un téléphone.
Comment estimer la bonne durée d'une prestation ?
Chronométrez plusieurs séances réelles, accueil et prise de notes compris, puis retenez la durée la plus fréquente. L'article sur la configuration des disponibilités et des créneaux détaille cette méthode, et le simulateur de capacité d'agenda aide à voir combien de rendez-vous une semaine peut accueillir.
Que faire si les rendez-vous manqués persistent malgré les rappels ?
Vérifiez d'abord le moment et le canal du rappel, puis envisagez un acompte pour les prestations les plus longues. Le calculateur du coût des absences donne un ordre de grandeur de ce que représentent ces créneaux perdus sur une année d'activité.

L'autre modèle de Creneoo

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Creneoo permet aux indépendants et aux praticiens de proposer une prise de rendez-vous en ligne simple, avec rappels automatiques et agenda synchronisé.

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